Consultório odontológico: 5 dicas paga organizar o agendamento de pacientes.

♦ Com um software de gestão, estará dado o primeiro passo para informatizar, otimizar e unificar todas as informações. Com um programa assim, é possível alterar facilmente as informações dos pacientes, bem como gerenciar de forma mais prática a sua agenda.

♦ Será bem mais prático gerenciar prontuários, laudos, atestados e até mesmo as finanças. Você pode se beneficiar pessoalmente de um sistema assim, já que também é possível incluir lembretes no celular e gerenciar a sua agenda a distância.

2. GERENCIE O TEMPO DE CONSULTA

♦ Gerenciar o seu tempo é uma das ferramentas mais eficientes para ter mais produtividade em menos tempo.

♦ É muito comum que, devido à demora em alguns atendimentos, outros pacientes acabem esperando muito, e a agenda do dia fica muito complicada. O melhor é tentar manter um padrão nos atendimentos e já calcular o tempo ideal para cada consulta.

♦ Se você sabe que certo procedimento vai demorar mais de uma hora, então já faça o atendimento com essa expectativa. Também evite fazer encaixes no meio das consultas. Tente deixar os horários não agendados para o final porque o único risco será atrasar aqueles que já não estavam marcados na agenda.

♦ Evitar atrasos e gerenciar bem o tempo são fatores fundamentais para a satisfação do paciente e também para o bem-estar da sua equipe, que não vai precisar lidar com as irritações e possíveis desistências dos pacientes em atraso.

3. UNIFIQUE OS COMPROMISSOS

♦ Quando os agendamentos não são informatizados e otimizados, fica difícil identificar se um paciente tem mais de um procedimento na clínica ou até mesmo se um dos colegas está com a agenda muito sobrecarregada ou vazia. Com um sistema que unifica os agendamentos de todos os profissionais da clínica, é possível identificar e poupar tempo em casos como esses.

♦ Se um paciente tem mais de um procedimento marcado na mesma semana, existe a chance de ele chegar atrasado em todos e, assim, você acaba comprometendo toda a agenda semanal. Marcando tudo para o mesmo dia, ainda que ele chegue atrasado para o primeiro horário já vai estar no local do atendimento para os demais.

♦ Outra facilidade é distribuir melhor os atendimentos e os serviços para que nenhum colega fique sobrecarregado ou com a agenda vazia.

4. CONFIRME COM ANTECEDÊNCIA

♦ Pacientes que faltam podem prejudicar muito um dia de trabalho. O horário fica vazio, ocioso, mesmo quando existe uma lista de espera para aquele profissional.

♦ Confirmar com um ou dois dias de antecedência pode diminuir muito a taxa de faltas por esquecimento, por exemplo. Você pode mandar o lembrete via WhatsApp ou até mesmo fazer uma ligação, se for mais rápido.

♦ Conhecendo os possíveis buracos na agenda, existe a possibilidade de remarcar novos pacientes ou otimizar a agenda, podendo encerrar o expediente mais cedo.

5. INVISTA EM TREINAMENTO PARA OS SEUS FUNCIONÁRIOS

♦ Não importa a forma como você vai escolher gerenciar os seus horários. Seja com aplicativos, seja com agendas virtuais, seja com softwares de gestão, sua equipe vai precisar estar sempre bem alinhada, informada e preparada para saber lidar com os imprevistos e gerenciar o seu tempo da melhor maneira possível.

♦ Você também vai querer que os seus funcionários dominem qualquer ferramenta que escolher utilizar em seu consultório. Eles ainda podem lhe dar feedbacks muito importantes sobre o desempenho dos programas e do aproveitamento do tempo na clínica.

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Francisco Beltrão – PR